Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

1. TIETOSUOJASELOSTEEN NIMI

Suomen Tanskalais-ruotsalaiset pihakoirat ry:n jäsen-, tiedotus- ja tapahtumajärjestämisen henkilötietorekisterien tietosuojaseloste.

2. REKISTERINPITÄJÄ JA KOTIPAIKKA

Nimi:             Suomen Tanskalais-ruotsalaiset pihakoirat ry

Y-tunnus:       2624720-4

Yhteystiedot: Kiperänkulmantie 112, 31460 Hirsjärvi

Sähköposti:    hallitus@pihakoirat.net

3. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

 Nimi:             Merja Erkkilä

Tehtävä:         Suomen Tanskalais-ruotsalaiset pihakoirat ry:n jäsensihteeri

Sähköposti:     jasensihteeri(at)pihakoirat.net

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisterin pääsääntöinen käyttötarkoitus on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen, yhdistyksen tiedottaminen, jäsenmaksujen laskuttaminen ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.

Jäsentietoja voidaan myös käsitellä yhdistyksen tapahtumien järjestämisen yhteydessä ja tarvittaessa yhdistyksen putiikin tilausten käsittelyn yhteydessä mikäli tilauksen käsittely sitä vaatii.

Yhdistys käyttää osoitetietoja pääsääntöisesti yhdistyksen jäsenjulkaisun, Pihauksen toimittamiseen. Sähköpostiosoitetietoja käytetään uutiskirjeiden ja laskujen pääsääntöiseen toimittamiseen. Mikäli yhdistyksellä ei ole tiedossa sähköpostiosoitetta, toimitetaan lasku paperisena ilmoitettuun lähiosoitteeseen.

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä. Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien järjestämisen yhteydessä tapahtuvan tietojen käsittelyn käsittelyperuste on yhdistyksen toimintaan liittyvä oikeutettu etu sekä rekisteröidyn suostumus.

Alaikäisten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

Jäseneksi liittyvä voi halutessaan ilmoittaa koiransa virallisen nimen yhdistyksen jäsenrekisteriin. Ilmoittaessaan koiran virallisen nimen yhdistyksen jäsenrekisteriin jäsen antaa suostumuksensa siihen, että yhdistyksen hallitus ja/tai jalostustoimikunta voi olla yhteydessä koiran omistajaan tanskalais-ruotsalaisen pihakoiran jalostukseen ja terveyteen liittyvissä asioissa.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Henkilötietorekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Yhdistyksen toimintaan liittyvissä tapahtumissa käsitellään myös oikeutettuna etuna tapahtuman järjestämisen kannalta välttämättömiä tietoja.

Käsiteltäviä tietoja ovat:

Nimi

Lähiosoite

Postinumero

Postitoimipaikka

Maa (jos muu kuin Suomi)

Puhelinnumero

Sähköpostiosoite (jos annettu liittyessä)

Jäsenlaji

Liittymispäivä

Perhesuhde muihin jäseniin

Koiran nimi (jos annettu liittyessä)

Jäsennumero

Rekisteröidyn suostumus suoramarkkinointiin ja viestintään tai sen esto

Mikäli uusi jäsen on liittynyt vanhan jäsenen suosituksesta tai sponsoroimana ja ilmoittaa tämän liittymislomakkeella, tallennetaan tämä tieto suosittelijan tietoihin 

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Kaikki henkilötietorekisteriin kirjattavat tiedot saadaan henkilön omalla ilmoituksella ja/tai jäseneksi liittyvän henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen tai muun viestintäkanavan kautta.

Yhdistyksellä on käytössään useita erilaisia sähköisiä lomakkeita verkkosivuillaan. Vain jäsenhakemuslomakkeen tiedot tallentuvat henkilötietorekisteriin (jäsenrekisteri). Muilla lomakkeilla ilmoitettuja tietoja yhdistys käsittelee samoin tietosuoja-periaattein kuin henkilötietorekisterin tietoja.

7. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti yhdistyksen ulkopuolelle ei myöskään EU -alueen tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa harkinnanvaraisesti yhdistyksen yhteistyökumppaneille, mikäli tietojen luovuttaminen liittyy henkilön jäsenyyteen ja sen hoitamiseen. Joitain tietoja voidaan julkaista yhdistyksen www-sivuilla ja jäsenjulkaisuissa. Henkilö voi kieltää tietojensa luovuttamisen ja julkaisun.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille järjestelmien toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET   

Rekisteritiedot säilytetään sähköisessä muodossa. Palvelun tarjoaa Yhdistysavain (Avoine Oy). Yhdistysavain tarjotaan sovellusvuokrauksena eli ASP-palveluna.

Yhdistysavaimen tietokantoja ylläpidetään Avoine Oy:n palvelimilla, joiden jatkuvasta varmuuskopioinnista ja tietoturvasta vastaa Avoine Oy. Palvelimet sijaitsevat fyysisesti suojatussa tilassa.

Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja sen sisältämien tietojen käyttöä valvotaan. Tietojen käsittely ja katselu vaativat henkilökohtaiset käyttäjätunnukset.

Yhdistyksen jäsenrekisterin käyttöoikeudet ovat yhdistyksen hallituksen jäsenillä ja jäsensihteerillä, rahastonhoitajalla ja sihteerillä,  mikäli he ovat hallituksen ulkopuolisia. Muokkausoikeus on vain jäsensihteerillä. 

Yhdistyksen henkilötietoja käsittelevät luottamushenkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan yhdistyksen henkilötietojen käsittelyperiaatteita, tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

9. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja  ja yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien toteuttamiseksi kerättyjä henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta kirjanpidon lakisääteisten velvoitteiden johdosta ja yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö edellyttää pidempää säilytysaikaa.

10. TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIETOJEN KORJAAMISTA

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Ja saada tietoa siitä kuka ja miten hänen henkilötietojaan käsitellään. 

Rekisterinpitäjä korjaa oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon, jota rekisteröity ei itse voi muokata. Rekisteröity voi koska tahansa kieltää suoramarkkinoinnin, myös kanavakohtaisia kieltoja voi asettaa; rekisteröity voi esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät tiedotus- ja markkinointiviestit mutta saada silti postitse toimitettavan jäsenlehden normaalisti.

Tarkastusoikeus toteutetaan tekemällä tarkastuspyyntö henkilökohtaisesti jommalle kummalle, kohdassa 3 mainitulle rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle sähköpostitse. Rekisteröidyn pyynnön voi esittää rekisteröity itse tai hänen valtuuttamansa edustaja (valtakirja toimitettava sähköpostin liitteenä).

Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä.

Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

Mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti on rekisteröidyllä oikeus valittaa asianomaiselle valvontaviranomaiselle tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee.

12. YHTEYDENOTOT

Kaikki tätä tietosuojaselostetta koskevat pyynnöt, kysymykset ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse jommalle kummalle kohdassa 3 ilmoitetuista yhteyshenkilöistä. 

13. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai uusien käytäntöjen muodostuessa ja tarkentuessa. Yhdistys tiedottaa selosteen päivityksistä verkkosivuillaan. Tämä tietosuojaseloste on hyväksytty yhdistyksen hallituksen kokouksessa Kaarinassa 18.8.2018 ja päivitetty viimeksi 11.1.2020.

Tietosuojaseloste PDF-muodossa